Hoe organiseer je een bedrijfsfeest op eigen locatie?

[et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”section” _builder_version=”3.22″][et_pb_row admin_label=”row” _builder_version=”3.25″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.25″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_text admin_label=”Text” _builder_version=”4.7.3″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat”]

Een bedrijfsfeest, maar dan net even anders. Dat is een bedrijfsfeest op eigen locatie. Het organiseren van een feest op eigen locatie kan best lastig zijn. Ga je het bedrijfsfeest zelf organiseren of laat je alle zorgen uit handen nemen?

Zelf een bedrijfsfeest organiseren    

Zelf een bedrijfsfeest op eigen locatie organiseren is een leuke uitdaging. Er gaat stiekem heel wat tijd in zitten, dus bedenk vooraf of je dit er voor over hebt. Om je zo goed mogelijk op weg te helpen, hebben wij als evenementenbureau ‘De Commanderie’ een kort stappenplan samengesteld:

Stap 1:  Voor dat je begint met het organiseren van je event is het belangrijk dat je bepaald wat je wilt gaan vieren. Wat is het doel? Wil je je team of zakenpartners bedanken of wil je mensen kennis laten maken met je bedrijf? Bedenk ook wat voor bedrijfsfeest je wilt gaan organiseren. Ga je voor een diner, een activiteit of een knalfeest?

Stap 2: Bedenk hoeveel personen je gaat uitnodigen. Denk hierbij na of partners, leveranciers, personeel etc. genodigd zijn. Maak een grove inschatting. Als je twijfelt over een aantal gasten, nodig ze dan gewoon uit! Als het event eindelijk uitgevoerd wordt, wil je dat iedereen hierbij is. 

Stap 3:  Waar wil je het event gaan houden? Het is belangrijk om hier al over nagedacht te hebben. Je zult hier namelijk rekening mee moeten houden tijdens het regelen van de leveranciers. Bedenk ook wat er mogelijk is op jouw locatie en aan welke eisen je bedrijfsfeest moet voldoen. 

Stap 4:  Ga op zoek naar leveranciers. Eerst ga je op zoek naar de belangrijkste leveranciers, zoals die voor het entertainment. Mocht je toch van het idee afgestapt zijn om je bedrijfsfeest zelf te gaan organiseren, dan is dit het perfecte moment om een evenementenbureau te vinden dat bij je past. 

Stap 5:  Zoek de andere leveranciers. Denk hierbij aan leveranciers voor aankleding, eten en drinken, eventueel vervoer en verblijf voor je gasten.. Kortom, alles wat je nodig hebt voor jouw feest. Let op, sommige leveranciers zullen langs moeten komen om te kijken wat er allemaal mogelijk is. Plan hier dus voldoende tijd voor in.

Stap 6: Save the date! Als alle leveranciers gevonden zijn dan wordt het tijd om de periode of zelfs al een datum te kiezen waarop jij je event wilt uitvoeren. Voordat je de uitnodigingen gaat versturen, bedenk welke huisstijl je door wilt voeren gedurende het event, zodat je uitnodiging helemaal in stijl is. Hierna wordt het echt tijd om de uitnodigingen te versturen. Zorg ervoor dat de uitnodigingen tussen de 6 en 8 weken voor het event verstuurt worden. 

Stap 7: Als al het bovenstaande is gedaan dan wordt het tijd om een draaiboek te maken. In een draaiboek worden allerlei zaken meegenomen zoals het tijdstip van de opbouw, het ontvangst, tijdstippen voor het eventuele diner, tijdstippen van activiteiten en andere belangrijke taken die uitgevoerd moeten worden.

Stap 8: Het is bijna zo ver. Voordat de opbouw kan beginnen is het van belang dat alles nog één keer doorgesproken wordt. Dit wordt ook wel de productie meeting genoemd. In deze meeting loop je alles nog een keer na en zorg je ervoor dat de puntjes op de i gezet worden. Dit is de final check. 

Stap 9: Het is tijd voor de opbouw. Zorg dat er hiervoor voldoende tijd is. Na de opbouw is alles klaar om te genieten van een heerlijk bedrijfsfeest.

Stap 10: Na het event kun je nog iets aan aftercare doen. Dit houd in dat je eventueel nog een bedankje stuurt of al meegeeft als de gasten het event verlaten. Je kunt eventueel ook nog een bedankmailtje na afloop sturen. Dit ook geheel in de huisstijl. 

Liever een evenementenbureau inhuren?

Een bedrijfsfeest op eigen locatie organiseren is veel werk en daarom nemen bedrijven vaak een extern bedrijf aan voor deze klus. Dit is meestal een evenementenbureau. Er zijn erg veel evenementenbureaus in Nederland die dit van top tot teen perfect kunnen regelen.

Wij als De Commanderie nemen graag alle zorg uit handen voor jouw bedrijfsfeest op locatie. De Commanderie is een full service evenementenbureau met de missie: het creëren van onvergetelijke momenten. We stellen alles in het werk om gasten blij te maken en de verwachtingen van onze opdrachtgevers te overtreffen. Hierbij focussen we ons met ons vaste team van gedreven, ervaren horecaprofessionals op de volgende drie hoofdactiviteiten: Gasterij (onze thuis basis met 5 unieke zalen), Events (zakelijk en particulier, van klein tot groot) en Catering. 

Vanuit onze jarenlange ervaring met het organiseren van totaalevenementen is niets ons te gek. Van het draaiboek en de communicatie tot aan de aankleding van de locatie, de catering en de personele invulling; wij verzorgen het voor je. Jij roept, De Commanderie organiseert.

[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]